E-maili etiketi 5 kuldset reeglit

Ilmselt igaüks meist on kokku puutunud olukorraga, kus Sinu e-maili ignoreeritakse just siis, kui kiiret vastust kõige enam vaja on. Kuid, kas olete ka kokku puutunud 5 lihtsa sammuga, mis aitavad kindlustada oma kirjale kiire vastuse? Lugege tippjuhtide nõuandeid, mida saate rakendada juba järgmise e-kirja saatmisel!

1. Ole oma kirjas lühike, aga tabav!

Kui suudad oma e-maili sisu paari lausega kokku võtta, võid kindel olla, et tippjuhi tähelepanu on võidetud. On ülimalt lihtne leida aega 2-3 lause läbi lugemiseks. Kõik, mis sellest piirist välja jääb, vajab juba süvenemiseks aega, kuid on teada, et ühe hea juhi ajagraafik on tihti sama tihe kui tema rahakott.

2. Lihtsuses peitub võlu!

Püüa moodustada lauselõigud, mis pole pikemad kui 1-2 lauset. Nii toimides on kiri loetavam ning adressaadil lihtsam süveneda. Infoühiskonna ajastul on inimesed infoga niigi üle küllastatud ning seetõttu on tähtis sõnum võimalikult lihtsal moel edasi anda, et see täidaks oma eesmärki.

3. Too oma kirja peamine sõnum (küsimus, palve) hästi esile!

Võib väita, et miski ei aja inimesi rohkem hulluks, kui e-mail suure hulga infoga, mis läbi töötamisel osutub mõttetuks. Selleks, et saada kindlasti tagasisidet, tee selgeks ning too esile, mis on see küsimus millele vastust ootad.

4. Jää oma soovides siiski mõistlikkuse piiridesse!

Keskmiselt võtab 30 sekundit aega, et saata läbimõtlemata e-mail, millele siis teiselt põhjalikku vastust oodatakse. Kui soovid saada võimalikult kiiresti konkreetset ning sisulist vastust, siis formuleeri ka seda eesmärki teeniv ja põhjalikult läbi analüüsitud küsimus. Kui kirja adressaat mõistab, mis Sind täpselt huvitab, saab ta pakkuda ka spetsiifilisemaid vastuseid.

5. “Tõesta mulle, et peaksin võtma aega Sulle vastamiseks!”

Viimane nõuanne kõlab veidi kalgina, kuid on siiski väga oluline.

Näita, et oled üldse valmis arvestama vastusega,  mis Sulle antakse! Pole ilmselt midagi masendavamat, kui oled võtnud aega enda vaatenurga seletamiseks, kuid teine inimene ei pööra sellele mingit tähelepanu, ajab oma asja edasi ning pöördub mõne aja möödudes sama küsimusega taas Sinu juurde.

Kui oled hiljuti olnud ärritatud pidevalt saadetud meilidest ning ootad siiani ärevalt vastust oma üle-eelmise nädala kirjale, siis on aeg proovida neid kuldreegleid!

Järgmine seminar: De Jure ABC